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上海海关学院自行采购管理办法（试行） 第一章 总则 第一条 为进一步规范各部门自行采购行为，促进采购提质 增效，完善监督制约机制，确保采购活动有序进行，依据 《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投 标法》、《上海市建设工程招标投标管理办法》及国家、上 级主管部门等有关规定，结合学校实际，特制定本办法。 第二条 本办法所指自行采购是指各部门使用的预算资金 （含来源于非同级财政的教学、科研项目），自行采购单项 或批量金额 25 万元以下货物、工程和服务的行为。 第三条 根据各部门自行采购项目归类，建立自行采购项目 目录清单，凡纳入目录清单内的采购项目，都应当按照本办 法实施采购，采购项目清单可逐步扩充。采购项目清单中不 包含政府集中采购目录内产品。 第四条 各部门应加强自行采购工作的计划性，定期集中、 汇总采购计划，尽可能减少采购批次，降低采购成本，保证 采购工作有序进行。 第五条 各部门自行采购应遵循如下原则： （一）满足需求，物有所值原则； 1 （二）分工制衡与提升效能并重原则； （三）易于操作原则； （四）采购工作公开、公平、公正和诚实信用原则。 第六条 各部门应明确自行采购工作机制，重点加强对采购 需求、政策落实、信息公开、履约验收、结果评价等的管理。 第二章 工作职责 第七条 部门自行采购应切实履行采购主体责任，部门负责 人是部门自行采购工作第一责任人，各部门应根据本部门自 行采购管理情况，设立采购工作小组或具有相同职能的非常 设机构，设置专（兼）职采购人员，业务上接受财资处（资 产）的指导。专（兼）职采购人员主要职责： （一）认真贯彻执行国家的有关法律、法规，制订和完善本 部门采购方面的规章制度； （二）组织汇总部门采购计划，定期向部门负责人汇报采购 计划执行情况； （三）自行组织或者委托专业代理机构实施采购活动； （四）部门自行采购应严格按采购计划采购，做到及时、适 用，合理降低物资积压和采购成本。对购进物品做到票证齐 全、票物相符，报帐及时。熟悉和掌握市场行情，按“质优、 2 价廉”的原则货比三家，择优采购。注重收集市场信息，及 时向部门领导反馈市场价格和有关信息。合理安排采购顺序； 加强与验收、保管人员的协作，有责任提供有效的物品保管 方法，防止物品保管不妥而受损失； （五）建立并逐步扩充“潜在供应商信息库”，并根据供应 商的情况实行动态管理； （六）办理对外委托专业代理机构实施采购事宜； （七）负责采购资料的整理、归档工作； （八）根据学校内部控制规范要求，整理部门采购风险点， 有效防范和降低各类风险； （九）完成领导交办的其他工作。 第三章 采购方式及范围 第八条 部门自行采购方式选择，按照“采购目录内”项目 和“采购目录外”项目不同情况确定。 第九条 “采购目录内”项目采用以下四种采购方式： （一）网上商城。是指对规格、标准统一产品，在中央国家 机关政府采购中心确定的电子卖场采购（如京东三百六十度、 苏宁云商、国美在线、上海晨光、史泰博（上海）等）及市 场主流网上商城采购； 3 （二）线下集市。是指对规格、标准统一产品，在上海各类 综合大卖场（麦德龙、世纪联华、家乐福、欧尚、迪卡侬、 易初莲花、沃尔玛等）及厨房易耗品、汽配件等细分集市采 购；单次线下集市采购金额在 1 万元（含）以上产品，应双 人作业采购； （三）网上竞价。是指采购人在中央国家政府采购中心网公 开发布采购信息，在规定时间内，供应商在线报价，按照满 足需求的最低报价者成交的电子化政府采购形式； （四）行业团体采购。是指上海高校后勤服务中心为规范高 校大宗物资（公寓化用品）和主副食品，开展的团体采购； 高校图书馆联盟就某一个特定文献资源与图书经销商进行 洽谈，以取得该资源最优惠价格，开展的团体采购。 第十条 “采购目录内”项目制定《“采购目录内”项目采 购清单》，不同采购项目对应不同采购方式。 第十一条《“采购目录内”项目采购清单》按照实际情况动 态调整。 第十二条 “采购目录外”项目采用以下六种采购方式： （一）竞争性谈判。是指谈判小组与符合资格条件的供应商 就采购货物、工程和服务事宜进行谈判，供应商按照谈判文 件的要求提交响应文件和最后报价，采购人从采购谈判小组 4 提出的成交候选人中确定成交供应商的采购方式； （二）竞争性磋商。是指采购人通过组建竞争性磋商小组与 符合条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行磋商， 供应商按照磋商文件的要求提交响应文件和报价，采购人从 磋商小组评审后提出的候选供应商名单中确定成交供应商 的采购方式； （三）询价。是指采购人向供应商就拟采购货物发出询价通 知书，供应商根据询价通知书的要求一次性报出不可更改的 价格，采购人从询价小组提出的成交候选人中确定成交供应 商的采购方式； （四）比选。比选是采购人在事先确定的选择范围或者事先 选定的预选单位中进行价格、技术和经济方面的综合比较， 通过事先公布的选择标准确定成交供应商的一种采购方式； （五）比价。是指采购人请数家厂商提供价格后，从中加以 比价之后，决定成交供应商的采购方式； （六）零星采购。属于比较特殊需求商品，且商品单价较低， 用量单一，多为一次性购买商品。 竞争性谈判、竞争性磋商、询价、比选、比价采购方式的采 购流程见《各类采购方式采购程序》。 第十三条 “采购目录外”项目，应按照采购金额划分确定 5 采购方式： （一） 单项或批量金额 10 万元(含)以上-25 万元以下的项 目，适用竞争性谈判（磋商）、询价等采购方式，应委托招 标代理进行采购； （二）单项或批量金额 5 万元(含)以上-10 万元以下的项目， 适用比选方式，应自行组织； （三）单项或批量金额 1 万元(含)以上-5 万元以下的项目， 适用比价方式，应自行组织； （四）单项或批量金额 1 万元以下的项目，适用零星采购方 式，直接采购。 第十四条 其他采购方式，主要包括签报形式及单一来源采 购等。 第四章 采购工作程序 第十五条 制定采购计划 （一）需要制定年度采购计划的部门主要包括图书馆、科技 处、后保处等。其他部门年度部门预算安排视同制定的采购 计划； （二）年初由部门汇总制定 1 万元（含）以上年度采购计划 并填写《各部门年度自行采购计划汇总表》，采购计划中包 6 括采购项目名称、采购预算金额、项目负责人、经费列支渠 道、项目采购人（经办人）、采购方式、采购实施时间等要 素； （三）年度采购计划经过部门处务会议审议后（由财资处 （资产）召集监察室、办公室（督审）同时参会，对采购方 式进行审核），将部门年度汇总采购计划报备财资处（资 产）； （四）年中部门预算有调整追加的，需要增加采购计划任务， 根据实际情况履行上述采购计划汇总程序。 第十六条 采购申请 采购实施前，项目负责人根据年初上报部门的采购计划，填 写《采购申请单》，履行部门审批流程后，按照《采购申请 单》上确定的采购方式进行采购。 第十七条 资质审查 在各部门自行采购过程中采购工作小组应首先对备选供应 商的经营范围、企业资质、资金实力、固定资产、质量信誉 和协作精神等进行审查，必要时应组织对备选供应商进行实 地考察。 第十八条 供应商的确定 7 （一）遵循公平、公正、科学、择优的原则； （二）应以方案可行性、质量可靠性、技术先进性、报价合 理性、售后服务和信誉等为依据进行综合评价，择优确定供 应商。 第十九条 合同谈判与条款拟订、签订 （一）首选供应商确定后，需签订书面合同的，应及时由部 门与首选供应商进行合同条款谈判； （二）合同文本拟定必须符合国家有关法律、法规要求。合 同中应当包括以下条款：主体、标的、数量、质量、价款和 支付办法、质量承诺和售后服务、履行期限和方式、解决争 议的办法、违约责任等条款。供应商的各种承诺应列入合同 或作为附件，附件与合同具有同等效力； （三）采购合同应符合学校合同管理办法规定。 第二十条 补充和变更 凡由采购工作小组确定的供应商，以及有关采购工作的决定 事项，原则上不得更改；如确需修正、补充，应召开原班工 作人员参与的议事会，并作出会议纪要。任何人不得私自改 变有关决定。 工程项目在施工过程中发生的签证、变更须履行审批手续， 8 对于未按程序批准的签证、变更，在进行竣工结算时，一律 不予以结算认可。 第二十一条 项目验收和付款 各部门应根据所签订的采购合同及附件及时组织对项目执 行情况进行验收或审核，并按照学校财务用款规定办理付款 手续。 第二十二条 采购文件的保管 采购完毕后，采购过程中形成的所有文件正本和有关资料 （含采购计划表、采购申请表、竞争性谈判、磋商、询价、 比选、比价文件、签报、会议纪要、合同等）原件由部门存 档。 第五章 纪律与监督 第二十三条 财资处（资产）履行职能监督职责，与学校监 察室（纪检办）、办公室（督审）协调配合，增强监督合力 与实效，定期对各部门自行采购工作进行监督检查，各部门 兼职纪检监察员应充分发挥监督作用。任何部门和个人如出 现违法违规行为，按相关法律、法规，承担相应责任。 第二十四条 各自行采购部门工作人员在采购过程中有下列 行为之一的，将依照规定，追究有关人员的责任： 9 （一）与备选供应商相互串通，阻扰、排挤其他备选供应商 公平竞争或干扰采购工作，使采购不能正常进行的； （二）与备选供应商相互串通，故意损害学校利益的； （三）采购过程中，接受备选供应商的吃请、娱乐、旅游、 回扣或有价证券的； （四）不履行或不正确履行职责，购进的货物为以次充好、 价高质次、假冒伪劣产品的； （五）将必须纳入学校采购招标投标管理的项目化整为零或 者以其他方式规避学校管理的； （六）其他违纪违规行为的。 第六章 附则 第二十五条 自行采购部门可根据本办法，制订本部门采购 实施细则。 第二十六条 自行采购项目目录清单中不包含政府集中采购 目录内产品，此类产品按照国家及上级主管部门政府采购规 定执行。 第二十七条 自行采购部门应加强采购工作内部控制建设， 尤其是对岗位设置，应通过界定岗位职责、采取不相容岗位 分离、相关业务多人参与、定期轮岗等措施，有效防范采购 10 廉政风险。 第二十八条 本办法由学校招标投标工作组授权财资处（资 产）负责解释。 第二十九条 本办法自 2017 年 9 月 1 日起试行。 11