上海海关学院发文管理办法.doc

上海海关学院发文管理办法 （2017 年 11 月 24 日 沪关院〔2017〕251 号） 第一章 总则 第一条 为认真落实《十八届中央政治局关于改进工作作风、密切联 系群众的八项规定》，切实改进文风，严格控制发文数量，推进学院发文 处理工作科学化、制度化、规范化，根据总署编制的《海关公文处理工作 手册》 、 《海关公文实务》 、 《海关公文工作处理办法》 （署厅发〔2012〕318 号）精神，结合总署公文系统发文规范，特制定本办法。 第二条 凡是学院文件和规章制度已作出明确规定的，不再印发文件。 现行文件规定仍然适用的，不再重复发文。确需发文贯彻中央、省、市或 主管部门文件精神的，要重点提出具体贯彻落实措施，不再照抄照搬。 第三条 学院公文处理工作及对外的各类公文审核制发归口办公室管 理。各部门落实专人负责公文处理工作，各部门负责人为部门发文质量的 第一责任人。 第四条 学院内设部门不对外正式行文，各部门之间的日常联系原则 不另行发文，对确需行文的，由各部门遵循二级管理权限制发函件，具体 行文规范参照本办法执行。各部门应遵循精简发文数量的原则，每年年末 向办公室报备归档文件。 第二章 系统公文主要发文形式 第五条 在公文系统中根据不同文种、内容选择不同发文形式。学院 日常发文中需要用到的发文形式主要包含三种：关文、关函、关传。 （一）关文 属于正式行文。指使用“沪关院文件”格式和使用“沪关院×文件”格式制 发的命令、决定、通告、通知、报告、请示、批复等公文。 1. 向海关总署报送请示、报告；向上海市教委、上海市教卫党委报送 报告；转发中央、海关总署、教育部、上海市教委同志讲话和中央、海关 总署、教育部、上海市教委文电； 2. 向海关总署报送与全国各海关、院校签订行政互助协议、合作备忘 录及其他需报请备案的事项； 3. 颁布执行的各项规章制度； 4. 干部任免，涉及机构、编制的通知； 5. 其他需要使用“沪关院文件”、编“沪关院×文件”文号并加盖学院印 章的院发文件。 （二）关函 属于非正式行文。指使用“沪关院函”形式向不相隶属机关制发的涉及 洽谈工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准和答复审批等形式 的公文。 1. 与各海关单位、院校、不相隶属机关一般性的事务联系，包括通知 召开会议、要求报送情况、材料、数据等； 2．其他需要以“沪关院函”发文字头制发的非正式行文。 （三）关传 属于非正式行文。情况紧急时，可采用“沪关院传”或“沪关院×传”的传 真电报形式制发关文和关函，内容形式按总署办公厅制定的统一固定格式 发送。 第三章 系统公文部分要素说明 第六条 系统公文部分要素说明如下： （一） 标题 标题指用事由来表述公文主要内容及所属种类。 一般由发文机关名称、 内容与文种三部分构成。如：“上海海关学院关于呈送外国文教专家聘请工 作开展情况的报告”。 （二）正文、附件 请参照不同公文种类写作要求表达公文内容。公文内容采用方正仿宋 三号字体，行距采用固定值 30 磅。公文内容结构层次序数依次可以用 “一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用方正黑体字，第二层用方 正楷体字加粗、第三层和第四层用方正仿宋体字加粗标注；请注意，同一 层级小标题字体格式必须统一。 公文如有附件，请参照正文格式。 （三）主送机关 主送机关用于标识公文主要收受机关（即发文机关要求对公文予以办 理或答复的对方机关）的全称、规范化简称或同类型机关的统称。“请示” 一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应用抄送形式。 （四）公文处理的其他注意事项 1. 按照国家标准《国家行政机关公文格式》，发文字号中的年份应用 六角括号“〔 〕”括入，勿用方括号“[ ]”代替。 2. “请示”和“报告”不得混用，报告中不得夹带请示事项，“请示”应一 文一事，一般只写一个主送机关，但不得同时抄送下级机关。 3. 请示与函的适用与区别。“函”适用于不同隶属机关之间，以及有业 务上的主管和被主管关系的单位之间商洽工作、询问和答复问题，请求批 准和答复审批事项。“请示”的主送机关必须是直接的上级隶属机关，而“函” 的主送机关是不相隶属的机关，可以是上级机关，也可以是平级单位，还 可以是下级单位。某一部门或单位向同级职能单位或上级不相隶属机关请 求批准和答复事项，应该用“函”，不用“请示”，如在实际情况中有特殊要 求的可视具体情况定。 第四章 发文办理 第七条 发文办理包括公文的起草、审核、签发、复核、登记、印制、 核发等程序。 第八条 公文起草应当做到： （一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机 关意图，并同现行有关公文相衔接。 （二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切 实可行。 （三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字 精练。 （四）行文层级明确，文种正确，格式规范，材料齐全，缓急适当， 程序完整。 （五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。 （六）公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草部门必须征求相关 部门意见，力求达成一致。未达成一致意见的，应在协商一致后再报。 （七）起草人应当全程跟踪催办，各环节应当注重时效。 第九条 公文文稿签发前，应当由办公室进行审核。 第十条 经审核后内容需作进一步研究和修改的，退回起草部门，待修 改后重新报送。 第十一条 公文经学院负责人审批签发。 第十二条 己经签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、 文种、格式等进行复核（校对） 。 第十三条 对复核（校对）后的公文，应当确定发文字号、分送范围 和印制份数并详细记载。 第十四条公文印制必须确保质量和时效。 第十五条 公文印制完毕，应当对公文的格式和印刷质量进行检查后 分发。 第五章 附则 第十六条 本办法由上海海关学院办公室负责解释。 第十七条本办法自颁布之日起施行。